Odoo Einkauf

Optimieren Sie die Beschaffung mit Lieferantenverwaltung, automatisierten Angebotsanfragen und Bestellverfolgung.

Community Edition

Überblick

Beschaffung vom ersten Angebot bis zur bezahlten Lieferantenrechnung

Odoo Einkauf ist das Beschaffungsmodul von Odoo. Es deckt den gesamten Einkaufszyklus ab: Eine Angebotsanfrage geht an einen oder mehrere Lieferanten, die Angebote kommen zurück und werden verglichen, das beste wird zur Bestellung, die Ware wird im Lager angenommen, und die Lieferantenrechnung wird gegen Bestellung und Wareneingang geprüft. Jeder Schritt ist ein Datensatz in derselben Datenbank. Ein Einkäufer öffnet eine Bestellung und sieht die Anfrage dahinter, den zugehörigen Wareneingang und die Rechnung, mit der der Vorgang abgeschlossen wurde.

Das Modul ist für Unternehmen gemacht, die regelmäßig einkaufen und belastbare Zahlen brauchen. Jedes Produkt trägt eine Lieferantenpreisliste mit Preisen, Lieferzeiten und Mindestmengen, und Nachbestellregeln im Lager entwerfen Bestellungen selbstständig, sobald der Bestand unter einen Schwellenwert fällt. Rahmenverträge decken den längeren Zeitraum ab: Ein Rahmenauftrag fixiert Preise und Mengen mit einem Lieferanten für eine Periode, eine Ausschreibung sammelt konkurrierende Angebote zu derselben Positionsliste. Bestellungen in Odoo enthalten außerdem die Kommunikation mit dem Lieferanten, denn aus dem Bestellthread gesendete E-Mails bleiben daran hängen.

Odoo Einkauf ist Teil der kostenlosen Community-Edition, ohne Abonnement pro Benutzer. Das zählt, wenn mehr Leute Bedarf anmelden als Bestellungen auslösen. Bei Aerya implementieren wir Odoo Beschaffung für Hersteller und Händler in ganz Deutschland. Meist heißt das: Lieferantenstamm und Preishistorie importieren, Freigabegrenzen einrichten, Wareneingänge und Lieferantenrechnungen verknüpfen und OCA-Module für Bedarfsanforderungen und mehrstufige Freigaben ergänzen, wenn der Standardablauf nicht reicht.

Hauptfunktionen

Intelligentes Beschaffungsmanagement

Angebotsanfragen

Senden Sie Anfragen an mehrere Lieferanten und vergleichen Sie Angebote.

Lieferantenverwaltung

Verfolgen Sie Lieferantenleistung, Preishistorie und Lieferzeiten.

Rahmenaufträge

Richten Sie Rahmenverträge mit festen Preisen und Mengenvereinbarungen ein.

Einkaufsautomatisierung

Generieren Sie automatisch Bestellungen aus Verkaufsaufträgen, Fertigung oder Nachbestellregeln.

Einkaufsanalysen

Ausgabenanalyse nach Lieferant, Produktkategorie und Abteilung.

Wareneingang

Dreifacher Abgleich von Bestellung, Eingang und Rechnung für Genauigkeit.

So funktioniert es

So durchläuft eine Bestellung Odoo

Von der ersten Angebotsanfrage bis zur abgeglichenen Lieferantenrechnung, so wie ein Einkaufsteam es im Alltag nutzt.

Angebotsanfrage versenden

Ein Einkäufer legt eine Anfrage von Hand an, aus einer Bedarfsanforderung heraus, oder eine Nachbestellregel entwirft sie bei niedrigem Bestand. Produkte, Mengen und Wunschtermin werden aus der Lieferantenpreisliste befüllt, und die Anfrage geht direkt aus dem Datensatz per E-Mail an den Lieferanten, sodass die Antwort im selben Thread landet.

Lieferantenangebote vergleichen

Sind mehrere Lieferanten im Rennen, schickt eine Ausschreibung dieselben Positionen an jeden von ihnen und stellt die Antworten nebeneinander. Der Einkäufer entscheidet nach Preis oder Lieferzeit, storniert die unterlegenen Anfragen und behält die Historie, damit der nächste Vergleich auf echten Zahlen aufsetzt statt auf Schätzungen.

Bestellung bestätigen

Mit der Bestätigung wird aus der Anfrage eine Bestellung, und die vereinbarten Positionen sind fixiert. Odoo kann für Bestellungen über einem von Ihnen festgelegten Betrag eine Freigabe durch die Leitung verlangen, und das OCA-Modul für mehrstufige Freigaben erweitert das auf mehrere Instanzen. Die bestätigte Bestellung geht an den Lieferanten, und der erwartete Wareneingang erscheint sofort im Lager.

Ware annehmen

Das Lager prüft die Lieferung gegen die Bestellung, erfasst die eingetroffenen Mengen und markiert Fehl- oder Mehrmengen. Teillieferungen sind kein Problem: Die Bestellung bleibt offen, bis jede Position geliefert ist, und der Einkäufer sieht auf einen Blick, was noch aussteht. Für prüfpflichtige Produkte lassen sich beim Wareneingang Qualitätsprüfungen auslösen.

Lieferantenrechnung abgleichen

Trifft die Rechnung des Lieferanten ein, erzeugt Odoo die Eingangsrechnung aus der Bestellung und führt einen Drei-Wege-Abgleich durch: Bestellte, gelieferte und berechnete Mengen müssen übereinstimmen, bevor die Rechnung freigegeben wird. Abweichungen werden auf der Rechnung angezeigt, sodass die Buchhaltung bezahlt, was geliefert wurde, und nicht, was in Rechnung gestellt wurde.

Warum wählen

Einkaufsvorteile

Faster procurement from request to receipt

Vendor management and evaluation

Price agreements and contracts

Automatic purchase orders

Purchase analytics and reporting

Dropshipping support

Branchen

ManufacturingRetailWholesaleDistributionConstructionHealthcare

Integration mit Ihren Apps

Funktioniert mit anderen Modulen

Dieses Modul verbindet sich direkt mit den übrigen Odoo-Apps zu einem einheitlichen Geschäftssystem.

Inventory

Bestätigte Bestellungen erzeugen Wareneingänge, und Nachbestellregeln entwerfen neue Angebotsanfragen, sobald der Bestand unter das von Ihnen gesetzte Minimum fällt.

Accounting

Lieferantenrechnungen werden aus der Bestellung erzeugt und vor der Zahlung gegen Wareneingänge abgeglichen, die Kosten landen auf den richtigen Konten.

Manufacturing

Fehlende Komponenten für einen Fertigungsauftrag lassen sich bedarfsgerecht einkaufen, mit Verknüpfung der Bestellung zur Produktion, die sie braucht.

Quality

Qualitätsprüfungen laufen beim Wareneingang gekaufter Ware, und nicht bestandene Prüfungen können den Eingang anhalten, bevor die Lieferantenrechnung freigegeben wird.

Community vs Enterprise

Odoo Einkauf: Community vs Enterprise

Der komplette Beschaffungszyklus steckt in der kostenlosen Edition. Enterprise ergänzt Werkzeuge drumherum.

Beliebte OCA-Module

purchase_request

Erlaubt jedem im Unternehmen, eine Bedarfsanforderung für das zu stellen, was er braucht. Genehmigte Anforderungen werden vom Einkäufer gebündelt und zu Angebotsanfragen, was spontane Einkäufe aus dem Bestellablauf heraushält.

purchase_tier_validation

Mehrstufige Freigabe von Bestellungen nach selbst definierten Regeln, etwa Betrag, Abteilung oder Produktkategorie, wobei jede Stufe für Prüfzwecke auf der Bestellung festgehalten wird.

purchase_last_price_info

Zeigt den zuletzt gezahlten Preis, den Lieferanten und das Datum direkt auf der Bestellposition, damit ein Einkäufer eine Preiserhöhung im Moment der Bestellung bemerkt und nicht erst zum Monatsende.

purchase_order_approved

Fügt zwischen Bestätigung und Versand an den Lieferanten einen expliziten Status „Genehmigt“ hinzu, nützlich, wenn eine Bestellung intern freigegeben werden muss, bevor sie das Haus verlässt.

datev_export_xml

Exportiert Eingangsrechnungen samt Belegbildern im DATEV-XML-Format, sodass Ihr Steuerberater die in Odoo geprüften Lieferantenrechnungen ohne Abtippen in DATEV übernimmt.

l10n_de_tax_statement

Erstellt die Umsatzsteuer-Voranmeldung aus den in Odoo gebuchten Belegen, inklusive der Vorsteuer aus Ihren Lieferantenrechnungen. Die Ergänzung l10n_de_tax_statement_zm liefert die Zusammenfassende Meldung für innergemeinschaftliche Lieferungen und Leistungen.

Beschaffungserweiterungen

Die Odoo Community Association bietet zusätzliche Module, die diese Funktionalität erweitern. Wir helfen Ihnen, die passenden OCA-Module zu finden und zu implementieren.

OCA entdecken

Häufig gestellte Fragen

Ist Odoo Einkauf in der kostenlosen Community-Edition enthalten?

Ja. Odoo Einkauf gehört zur quelloffenen Community-Edition. Sie können es selbst hosten, mit beliebig vielen Einkäufern und Freigebenden und ohne Lizenz pro Benutzer. Angebotsanfragen, Rahmenverträge, Bestellungen, Wareneingänge und der Drei-Wege-Abgleich auf Lieferantenrechnungen sind enthalten. Sie zahlen für das Hosting und für die Einrichtung oder Anpassung, die Sie bei uns beauftragen.

Kann Odoo bei niedrigem Bestand automatisch Bestellungen anlegen?

Ja. Nachbestellregeln in Odoo Lager überwachen den Bestand jedes Produkts und entwerfen eine Angebotsanfrage beim bevorzugten Lieferanten, sobald die Menge unter das von Ihnen definierte Minimum fällt. Der Einkäufer prüft den Entwurf, passt ihn bei Bedarf an und bestätigt ihn als Bestellung. Das funktioniert für lagergeführte Produkte mit hinterlegter Lieferantenpreisliste und Lieferzeit.

Was sind Rahmenverträge und Rahmenaufträge in Odoo?

Rahmenverträge sind in Odoo der Weg, längerfristige Einkaufsvereinbarungen abzubilden. Ein Rahmenauftrag fixiert Preise und geplante Mengen mit einem Lieferanten für einen Zeitraum, und jede darauf abgerufene Bestellung übernimmt diese Konditionen. Eine Ausschreibung schickt dieselben Positionen an mehrere Lieferanten und lässt Sie die Angebote vergleichen, bevor Sie sich entscheiden. Beides ist in der Community-Edition enthalten, sobald Rahmenverträge in den Einkaufseinstellungen aktiviert sind.

Wie gleicht Odoo Lieferantenrechnungen mit Bestellungen ab?

Odoo führt einen Drei-Wege-Abgleich durch. Wird die Lieferantenrechnung aus einer Bestellung erzeugt, vergleicht Odoo die bestellten Mengen, die im Lager eingegangenen Mengen und die berechneten Mengen. Weichen sie ab, zeigt die Rechnung die Differenz und kann zurückgehalten werden, bis der Wareneingang korrigiert ist oder der Lieferant eine Gutschrift ausstellt. Die Abrechnungsregel je Produkt legt fest, ob nach bestellten oder gelieferten Mengen abgerechnet wird.

Können wir mehrstufige Freigaben für Bestellungen einrichten?

Ja. Odoo im Standard kann für Bestellungen über einem festgelegten Betrag eine Freigabe durch die Leitung verlangen. Für mehrstufige Freigaben nach Abteilung, Betragsstufe oder Produktkategorie ergänzen wir das OCA-Modul purchase_tier_validation, und das OCA-Modul purchase_request, wenn Mitarbeiter außerhalb des Einkaufs Bedarf anmelden sollen. Beides kommt ohne Enterprise aus.

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